Assistente Executiva Presidência

Estamos em busca de uma Assistente Executiva Presidência para prestar suporte executivo, administrativo e institucional à Presidência, assegurando a gestão estratégica da agenda, o fluxo qualificado de informações, a preparação e acompanhamento de reuniões, viagens, compromissos e demandas prioritárias. Atuar como ponto de conexão entre a Presidência, diretoria, áreas internas e públicos externos, com elevado nível de confidencialidade, autonomia, organização, agilidade e qualidade nas entregas.

Principais Responsabilidades:

• Gerenciar, com visão de prioridades, a agenda profissional da Presidência, organizando reuniões, compromissos, viagens e eventos, prevenindo conflitos e propondo ajustes quando necessário;
• Realizar a triagem e o direcionamento de demandas, contatos, ligações, mensagens, correspondências e documentos destinados à Presidência, avaliando urgência, relevância, confidencialidade e encaminhamento adequado;
• Atuar como interface da Presidência com diretores, gestores, colaboradores, clientes, fornecedores, entidades, autoridades e demais públicos, assegurando comunicação profissional, cordial e alinhada à imagem institucional;
• Preparar pautas, apresentações, relatórios executivos, comunicados, correspondências, atas e demais documentos de apoio, revisando conteúdo, clareza, formatação e informações antes da submissão à Presidência;
• Organizar reuniões da Presidência, incluindo convocações, reserva de salas, recursos necessários, materiais de apoio, recepção de participantes, registro de decisões e acompanhamento dos encaminhamentos definidos;
• Controlar prazos, compromissos e pendências decorrentes de reuniões e decisões presidenciais, realizando follow-up com as áreas responsáveis e sinalizando riscos, atrasos ou necessidades de decisão;
• Planejar e operacionalizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, traslados, documentação, agendas, adiantamentos, reembolsos e prestação de contas;
• Administrar documentos, arquivos físicos e digitais, contratos, informações e registros da Presidência, mantendo organização, rastreabilidade, atualização, acesso restrito e confidencialidade;
• Apoiar a preparação e a organização de eventos corporativos, reuniões estratégicas, visitas institucionais, encontros com parceiros e demais agendas conduzidas pela Presidência;
• Providenciar pagamentos, compras, adiantamentos e reembolsos vinculados à Presidência, observando políticas internas, documentos comprobatórios, prazos e controles de prestação de contas;
• Antecipar necessidades da Presidência, propondo soluções, melhorias de rotina e alternativas para otimizar tempo, comunicação, organização e tomada de decisão;
• Tratar informações estratégicas, pessoais e corporativas com absoluto sigilo, discrição, ética e responsabilidade, observando as políticas internas e a legislação aplicável;
• Executar outras atividades correlatas ao suporte executivo da Presidência, compatíveis com a senioridade, a natureza e a responsabilidade da posição.

Requisitos Necessários:

• Formação superior completa em Administração, Comunicação, Relações Públicas ou áreas correlatas;
• Experiência em secretariado executivo ou assessoria direta à Presidência, Conselho ou alta direção;
• Domínio de ferramentas de agenda, apresentações, planilhas, videoconferência e gestão de documentos;
• Excelente redação, comunicação, organização e capacidade de lidar com informações confidenciais;
• Disponibilidade para acompanhar agendas extraordinárias e viagens, quando necessário;
• Disponibilidade para trabalhar em Vargem Grande Paulista e São Paulo.

Informações Complementares:

Horário de trabalho: Segunda a Quinta das 08:00 às 18:00 / Sexta das 08:00 às 17:00

Local de Trabalho: Vargem Grande Paulista e São Paulo