Analista Administrativo / Office Manager Júnior

São Paulo/SP | Híbrido | Terceirizado – Prazo Indeterminado

Sobre a oportunidade

Empresa multinacional de grande porte busca um(a) Analista Administrativo / Office Manager Júnior para integrar sua equipe em São Paulo.

A posição terá papel importante no suporte à operação do escritório, atuando como ponto focal das demandas administrativas e garantindo organização, eficiência e qualidade no ambiente de trabalho.

O(a) profissional se reportará à Gerência de Finanças e Recursos Humanos e terá contato frequente com colaboradores, fornecedores e lideranças, em um ambiente corporativo dinâmico e internacional.

Principais responsabilidades

Facilities e fornecedores

• Coordenar fornecedores e serviços relacionados à manutenção, limpeza, copa, segurança e demais necessidades do escritório;
• Acompanhar contratos, cotações e negociações, buscando qualidade e melhor custo-benefício;
• Apoiar a Gerência em manutenções, adequações e eventuais reformas do escritório;
• Realizar cotações de móveis, equipamentos e estruturas necessárias para a operação;
• Organizar e controlar o arquivo físico e documentos administrativos.

Compras e estoque

• Realizar compras de materiais de escritório, copa e itens de consumo;
• Controlar estoque, quantidades e necessidades de reposição;
• Acompanhar fornecedores, pedidos e entregas.

Gestão de ativos e frota

• Manter atualizado o inventário de ativos de TI, como notebooks, computadores e celulares;
• Apoiar o controle e a gestão da frota de veículos da empresa.

Suporte administrativo, financeiro e RH

• Administrar e controlar despesas de viagens e cartão corporativo;
• Realizar lançamento e acompanhamento de notas fiscais no sistema ERP;
• Apoiar atividades administrativas relacionadas ao RH, incluindo documentação, controle de ponto e recebimento de atestados;
• Atender e direcionar solicitações administrativas dos colaboradores;
• Manter atualizado o calendário de feriados e demais informações relacionadas à operação do escritório.

Eventos e rotina do escritório

• Apoiar a organização de eventos internos, reuniões, celebrações e ações corporativas;
• Preparar o escritório e garantir uma excelente recepção para diretoria, executivos e demais visitantes;
• Revisar e apoiar a melhoria dos procedimentos administrativos internos;
• Acompanhar custos e garantir o cumprimento das políticas e diretrizes corporativas.

Perfil desejado

• Ensino Superior completo ou cursando em Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
• Experiência11 em atividades administrativas, facilities ou Office Management;
• Vivência com gestão e relacionamento com fornecedores;
• Experiência com compras, controles administrativos e organização de escritório;
• Conhecimento de sistemas ERP, especialmente para rotinas financeiras, compras e lançamento de notas fiscais;
• Conhecimento intermediário/avançado de inglês será considerado um diferencial, devido ao ambiente internacional.

Competências comportamentais

Buscamos uma pessoa:

• Organizada e responsável;
• Proativa e com senso de dono;
• Ágil e com capacidade de lidar com diferentes demandas simultaneamente;
• Comunicativa e com facilidade de relacionamento com diferentes públicos;
• Ética e comprometida;
• Empática e com boa capacidade de escuta;
• Com perfil prático e “mão na massa”;
• Atenta aos detalhes;
• Orientada à solução de problemas e melhoria contínua dos processos.

Modelo de trabalho

Contratação: Terceirizada, por prazo indeterminado

O modelo híbrido contempla 6 dias de Home Office por mês, sendo:

• 1 dia fixo por semana;
• 2 dias adicionais de Home Office por mês.

Sobre o desafio

Esta é uma posição bastante colaborativa, com atuação próxima às áreas de Finanças e Recursos Humanos e grande visibilidade dentro da operação.

O profissional terá a oportunidade de atuar tanto em atividades operacionais do dia a dia quanto na organização e melhoria de processos administrativos, sendo indicado para pessoas que gostam de autonomia, dinamismo e contato com diferentes áreas e fornecedores.