Secretário Executivo

Prestar suporte executivo aos dois diretores, garantindo a organização de suas agendas, compromissos, reuniões e demandas administrativas, contribuindo para a agilidade das decisões e para a organização das atividades da diretoria.

O que vou fazer?

• Gerenciar e organizar a agenda, incluindo reuniões, compromissos, visitas e eventos.
• Organizar e acompanhar reuniões da diretoria, realizando agendamentos, reservas de salas, preparação de documentos e registros quando necessário.
• Controlar e acompanhar prazos, pendências e compromissos assumidos pela diretoria.
• Preparar documentos, apresentações, relatórios, planilhas e materiais de apoio para reuniões e decisões.
• Realizar atendimento e triagem de ligações, mensagens, e-mails e solicitações.
• Fazer a interface entre a diretoria, colaboradores, clientes, fornecedores e demais contatos externos.
• Organizar viagens, reservas de passagens, hospedagens, transporte e demais necessidades relacionadas a viagens corporativas.
• Apoiar a organização de eventos, reuniões externas e compromissos institucionais.
• Controlar documentos e informações de caráter administrativo e estratégico, garantindo organização e confidencialidade.
• Elaborar atas, pautas e registros, quando necessário.
• Apoiar no controle e organização de despesas, reembolsos e documentos relacionados às atividades da diretoria.
• Realizar pesquisas e levantamentos de informações solicitados pelos diretores para apoio à tomada de decisão.
• Antecipar necessidades da diretoria, identificando pendências e providenciando soluções dentro de sua autonomia.
• Executar outras atividades administrativas relacionadas ao suporte executivo, conforme necessidade da diretoria.

Quais as habilidades e conhecimentos necessários?

• Organização e gestão de tempo.
• Boa comunicação verbal e escrita.
• Proatividade e autonomia.
• Discrição e sigilo profissional.
• Facilidade para lidar com múltiplas demandas.
• Boa postura profissional e relacionamento interpessoal.
• Conhecimento em Pacote Office.
• Experiência com gestão de agendas, reuniões e viagens.
• Capacidade de priorizar demandas e cumprir prazos.
• Atenção aos detalhes.
• Flexibilidade: possibilidade de alteração excepcional do horário, conforme necessidade da diretoria, com planejamento prévio

Informações adicionais:

• Segunda a quinta das 08h00 às 18h00 - Sexta: 08h00 às 17h00;
• Regime CLT;
• Remuneração a combinar;
• Vale Refeição Multiuso (R$350 + R$250 de bônus);
• Vale Transporte ou Combustível;
• Café da manhã/tarde no local;
• Seguro de vida;
• Convênio Odontológico;
• Sala de descanso e jogos;
• 2kg mensais do melhor pão de queijo que você já experimentou (Sabor de sua preferência);
• TotalPass (Descontos em academias);
• Day Off (Folga no Aniversário);
• Descontos na Faculdade Anhembi Morumbi e Unicesumar;
• Oportunidade de crescimento;
• Estamos localizados na Rua Florianópolis, 363 - Jardim Leda - Santana de Parnaíba.