Assistente administrativo

Assistente Administrativo em Relacionamento Cirúrgico

Sobre a oportunidade

Buscamos um(a) profissional para manter o consultório funcionando em sua dimensão operacional, garantindo a execução dos processos administrativos, compras de insumos e rotinas internas, além de conduzir toda a jornada cirúrgica do paciente: do primeiro contato após a indicação, passando pelo orçamento e documentação, até a cobrança.

Também será responsável por atuar como retaguarda dos canais de atendimento, realizando cobertura da recepção, telefone e e-mail durante horários de almoço, férias e ausências da equipe, além de operar o agente de IA responsável pelos agendamentos e confirmações.

Sobre a clínica

• Clínica especializada em Cirurgia do Aparelho Digestivo e Coloproctologia, localizada em Moema – São Paulo.

Missão da função

• Conduzir 100% das indicações cirúrgicas, desde o primeiro contato até a conclusão da cobrança, sem pendências sob sua responsabilidade.
• Ser a principal referência de comunicação com o paciente cirúrgico, transmitindo segurança e acolhimento durante toda a jornada.
• Garantir que o consultório nunca pare por falta de insumos, processos travados ou pendências administrativas.
• Assegurar a continuidade do atendimento (recepção, telefone, e-mail e agente de IA) durante almoços, férias e ausências da equipe.

Principais responsabilidades

Operação do consultório

• Gerir os processos administrativos e as rotinas operacionais que mantêm o consultório funcionando.
• Controlar estoque e realizar compras de insumos: cotação, pedido, recebimento e conferência.
• Manter o inventário de materiais de copa e limpeza, realizando reposição planejada.
• Coordenar a equipe terceirizada de limpeza, garantindo organização e funcionamento adequado do espaço.

Jornada cirúrgica do paciente

• Receber indicações cirúrgicas e conduzir o contato inicial com os pacientes.
• Elaborar e acompanhar orçamentos cirúrgicos até a decisão do paciente.
• Realizar cobranças, acompanhar pagamentos e solucionar pendências financeiras relacionadas ao fluxo cirúrgico.
• Organizar documentação, exames, laudos e autorizações junto aos convênios.
• Coordenar datas de procedimentos com o cirurgião, hospitais e equipe assistencial.
• Atuar como ponto de contato do paciente no pós-operatório, reunindo relatórios e realizando o agendamento do retorno com o cirurgião.

Cobertura de atendimento e canais

• Operar e supervisionar o agente de IA de agendamentos e confirmações durante os períodos de cobertura.
• Assumir a recepção, telefone e e-mail nos horários de almoço, férias e ausências da recepcionista.
• Registrar todas as informações e interações no sistema de gestão da clínica.

Requisitos

• Experiência prévia com rotinas administrativas em clínicas ou hospitais, incluindo fluxo cirúrgico ou gestão de procedimentos.
• Ensino superior em administração, gestão hospitalar e áreas correlatas.
• Vivência com orçamentos, cobranças ou rotinas financeiras relacionadas ao atendimento de pacientes.
• Conhecimento em sistemas de gestão médica e planilhas eletrônicas.
• Facilidade com tecnologia, incluindo WhatsApp com agente de IA, agendas digitais e ferramentas de automação.
• Noções dos processos de autorização de convênios médicos (guias, senhas e prazos das operadoras).
• Boa redação e excelente comunicação verbal e escrita.

Remuneração: 3.500,00 + Programa de bonificação semestral + Cesta básica + Vale transporte + Plano de saúde sem coparticipação (após período de experiência)

Carga horária semanal: Segunda a Sexta de 08:30 ás 18:18.