Auxiliar de Contratos

Prestar suporte administrativo às rotinas do Setor de Contratos, garantindo a organização e conferência de documentos, controle de assinaturas eletrônicas e pendências, cumprimento de prazos e arquivamento adequado das informações.

Apoiar também as demandas relacionadas a admissões, férias, alterações contratuais, desligamentos, atestados médicos, malotes e processos trabalhistas, mantendo a confidencialidade e a qualidade dos processos.

Principais Responsabilidades e Atividades

• Realizar o envio e acompanhamento de documentos para assinatura eletrônica por meio da plataforma D4Sign;
• Conferir documentos, signatários, ordem de assinaturas e demais informações antes dos envios;
• Acompanhar assinaturas pendentes e realizar cobranças aos colaboradores quando necessário;
• Apoiar o fluxo documental dos processos de admissão, incluindo organização e envio de kits admissionais, fichas de registro, normas internas, termos e demais documentos;
• Realizar o controle e envio de termos, aditivos contratuais, documentos de férias e demais documentos trabalhistas, observando os prazos estabelecidos;
• Apoiar os processos de desligamento e homologação, realizando a conferência da documentação e garantindo que os documentos estejam completos antes do envio;
• Fazer download, arquivamento e organização dos documentos assinados nas respectivas pastas digitais;
• Manter a estrutura de arquivos e pastas organizada e atualizada;
• Elaborar e atualizar planilhas e controles de documentos e assinaturas pendentes;
• Emitir relatórios periódicos de pendências e acompanhar sua regularização junto aos responsáveis;
• Apoiar a verificação de autenticidade de atestados médicos, realizando contato com instituições e acompanhamento das solicitações;
• Controlar solicitações de motoboy e malotes, acompanhando coletas, entregas e registros para fechamento mensal;
• Prestar suporte às demandas do Departamento Jurídico relacionadas a processos trabalhistas, auxiliando na localização, conferência, organização e encaminhamento de documentos;
• Controlar prazos e sinalizar imediatamente eventuais atrasos, documentos faltantes ou inconsistências;
• Manter planilhas, controles e arquivos atualizados;
• Garantir o sigilo e a confidencialidade das informações e documentos acessados;
• Executar demais atividades administrativas relacionadas ao Setor de Contratos.

Requisitos

• Ensino Médio completo;
• Conhecimento básico/intermediário em Pacote Office, especialmente Excel;
• Facilidade com sistemas, plataformas digitais e organização de documentos;
• Boa comunicação oral e escrita;
• Organização e atenção aos detalhes;
• Capacidade para trabalhar com prazos e diferentes demandas simultaneamente.