Auxiliar Administrativo

Objetivo da Função

Responsável pela organização e funcionamento do escritório, garantindo controle administrativo, suporte à rotina dos colaboradores e acompanhamento básico das demandas jurídicas, especialmente prazos e agendas, sem atuação técnica ou jurídica.

Principais Responsabilidades

1. Administração e Ocupação do Escritório

• Gestão da rotina administrativa do escritório (abertura, organização e funcionamento diário).
• Controle de ocupação das salas, estações de trabalho e áreas comuns.
• Apoio na organização de mudanças internas, realocações e necessidades de espaço.
• Controle de contratos relacionados ao escritório (locação, limpeza, manutenção, internet, telefonia, impressoras, copa, etc.).
• Acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviço (limpeza, manutenção, contabilidade, advogados, facilities).
• Solicitação e controle de materiais de escritório, copa e insumos em geral.
• Organização de salas de reunião, agendas e suporte a reuniões internas.

2. Rotinas Administrativas

• Organização, arquivamento e controle de documentos físicos e digitais.
• Apoio na elaboração e atualização de controles, planilhas e relatórios administrativos.
• Recebimento, protocolo e encaminhamento de documentos e correspondências.
• Interface com áreas internas para demandas administrativas do dia a dia.
• Suporte a processos internos e cumprimento de fluxos definidos pela empresa.

3. Apoio Jurídico Operacional (Controle, não Técnico)

• Controle e acompanhamento de prazos processuais (datas, audiências, vencimentos).
• Atualização de planilhas ou sistemas com status dos processos.
• Apoio na organização de pastas processuais e documentos jurídicos.
• Interface operacional com escritórios terceirizados (envio e recebimento de documentos).
• Agendamento e controle de compromissos jurídicos (audiências, reuniões, prazos).
• Alerta às áreas e responsáveis sobre prazos relevantes.

Importante: a função não envolve análise jurídica, elaboração de peças ou pareceres, atuando exclusivamente no controle e acompanhamento administrativo.

4. Comunicação e Interface Interna

• Comunicação direta com áreas internas para alinhamento de demandas administrativas e jurídicas.
• Apoio à liderança no acompanhamento de pendências e prazos.
• Organização de informações para facilitar tomadas de decisão.

Requisitos Desejáveis

• Ensino superior completo (Administração ou áreas correlatas).
• Perfil organizado, responsável e com boa gestão de prazos.
• Conhecimento de pacote Office (principalmente Excel).
• Boa comunicação e postura profissional.
• Capacidade de lidar com múltiplas demandas.

Diferenciais

• Experiência prévia em rotinas administrativas de escritório.
• Vivência com controle de processos jurídicos (agenda de prazos).
• Experiência com fornecedores e gestão de escritório.