Assistente Administrativo

Prestar suporte administrativo à área de Operações, contribuindo para a organização e controle das rotinas administrativas, atualização de indicadores e relatórios, acompanhamento de contratos, controle de documentos e notas fiscais, apoio à gestão de pessoas e realização de solicitações nos sistemas institucionais, garantindo informações atualizadas.

Prestar suporte administrativo às lideranças da área de Operações, mantendo organizados e atualizados documentos, arquivos, controles e planilhas administrativas e operacionais; · Apoiar na elaboração de apresentações, relatórios e materiais gerenciais, realizando o levantamento e a consolidação de informações solicitadas pela gestão; · Atualizar e consolidar mensalmente os indicadores das áreas de Operações, garantindo a conferência dos dados, manutenção dos históricos e acompanhamento de metas, resultados e planos de ação; · Auxiliar na elaboração e atualização das escalas de serviço e apoiar as lideranças na tratativa do ponto dos colaboradores, incluindo controles de férias, folgas, banco de horas e demais ocorrências; · Apoiar o acompanhamento administrativo dos contratos e fornecedores, mantendo atualizados os controles de vigência, reajustes, documentos, renovações e aditivos, sinalizando antecipadamente os prazos; · Organizar documentos e informações necessárias aos processos de contratação, renovação e acompanhamento dos serviços terceirizados; · Receber, conferir e controlar as notas fiscais relacionadas aos contratos e serviços da área, acompanhando valores, competências, aprovações, pagamentos e eventuais pendências; · Apoiar a gestão no acompanhamento de custos, despesas e controles orçamentários da área; · Realizar abertura e acompanhamento de chamados e solicitações de serviços, materiais, manutenção e compras, monitorando os prazos até sua conclusão e sinalizando eventuais atrasos; · Realizar pedidos de materiais via sistema e apoiar os processos administrativos relacionados às solicitações de compras e serviços; · Inserir e atualizar informações nos sistemas institucionais e de qualidade, mantendo os registros e evidências organizados para consultas e auditorias; · Apoiar o acompanhamento de pendências e planos de ação da área, contribuindo para o cumprimento dos prazos estabelecidos; · Participar de reuniões, quando solicitado, apoiando no registro das informações e acompanhamento das ações definidas; · Garantir a organização, atualização, confiabilidade e confidencialidade das informações sob sua responsabilidade; · Comunicar às lideranças situações ou pendências que possam gerar impacto operacional, administrativo ou financeiro, cumprindo as normas, políticas e procedimentos institucionais.