Secretária / Recepcionista

1. Atendimento e Relacionamento com Cliente

Recepcionar clientes presencialmente com postura e cordialidade. realizar atendimento multicanal (telefone, WhatsApp Business e e-mail) com agilidade e comunicação clara; filtrar, direcionar e registrar ligações e recados com precisão; realizar acompanhamento ativo de clientes em aguardo ou retorno pendente;

2. Gestão Administrativa

Controlar a agenda de todo o time jurídico, incluindo agendamentos, cancelamentos e confirmações; cadastrar, atualizar e manter a base de clientes no sistema jurídico interno; alimentar sistemas e CRMs com informações precisas e dentro dos prazos; organizar, confeccionar, enviar, controlar e acompanhar contratos, procurações e documentos em geral; elaborar documentos, ofícios, telegramas e comunicações simples com linguagem formal adequada; apoiar a organização de reuniões internas (pauta, material, sala, convites); emitir relatórios diários de atividades; realizar contato com órgãos públicos, cartórios e demais instâncias; apoiar no controle de prazos administrativos e follow-up de pendências.

3. Gestão de Arquivos e Documentos

Organizar, digitalizar, nomear e arquivar documentos físicos e digitais de forma padronizada; gerenciar o envio e rastreamento de correspondências e materiais via Correios; manter os arquivos físicos e digitais sempre atualizados, organizados e de fácil localização;

4. Apoio Operacional do Escritório

Preparar e servir café, chá e água para clientes e equipe; organizar salas de reunião antes e após cada uso (limpeza, materiais, água, equipamentos); zelar pela organização e apresentação das áreas comuns, recepção e mesas de trabalho; controlar o estoque de materiais e suprimentos de escritório; realizar compras em mercado, e papelaria quando necessário; acionar fornecedores e prestadores de serviços (manutenção, limpeza, TI) mediante autorização; reportar necessidades de manutenção ou reposição com antecedência

5. Apoio Direto ao Sócio

Suporte proativo em demandas administrativas e operacionais do sócio; gerenciar agenda com organização e antecedência; agendar e confirmar compromissos externos; preparar materiais de apoio para reuniões e apresentações; auxiliar em pesquisas simples e organização de informações quando solicitado; manter o sócio informado sobre pendências e compromissos do dia.

6.Tecnologia e Produtividade

(diferencial valorizado) Utilizar ferramentas de IA (como ChatGPT, Claude, Gemini ou similares) para agilizar a elaboração de documentos, rascunhos de comunicações e organização de informações; operar plataformas de assinatura digital (Zapsign, DocuSign ou equivalentes); contribuir com sugestões de melhoria em processos e rotinas do escritório com base em ferramentas digitais disponíveis

Competências Técnicas

Domínio de ferramentas do pacote Office (planilhas de controle, redigir documentos); operação de sistemas jurídicos/CRM (Astrea, AdvBox, CPJ ou equivalente); uso de plataformas de assinatura digital (Zapsign, DocuSign ou similares); atendimento multicanal (telefone, WhatsApp Business, e-mail); habilidade com ferramentas de IA para produtividade (ChatGPT, Copilot, Gemini ou similares), diferencial valorizado para automatizar rotinas, redigir comunicações e agilizar tarefas do dia a dia.

Ensino médio completo (requisito mínimo). É um diferencial estar cursando ou graduada em Secretariado Executivo, Administração ou correlatas.