Assistente de Diretoria

ASSISTENTE DE DIRETORIA HOSPITALAR - HOSPITAL SANTA CASA

Vaga também disponível para Pessoa com Deficiência (PCD)

Local de trabalho: Praça Rui Barbosa, 694 - Centro, Curitiba - PR, 80010-030

Requisitos obrigatórios, sujeito a reprovação caso não possua:

Ensino médio completo e técnico em Secretariado (necessário comprovação);

Vacinas completas (COVID, Hepatite B, Tríplice viral e Dupla adulto);

Experiência na função em Hospital;

Domínio de Pacote office completo, principalmente de formatação de documentos dentro das normas da ABNT e construção de planilhas em excel.

PRINCIPAIS ATIVIDADES:

• Assessorar e garantir mensalmente, o envio dos ofícios de prestação de contas para a Secretaria Municipal de Saúde, fazendo a validação ortográfica e de formatação dos mesmos junto aos gestores responsáveis pelo envio;

• Realizar o registro em planilhas internas dos ofícios, bem como formatar, validar junto ao jurídico e solicitar assinaturas da direção e/ou responsável legal para enviar com protocolo ao Órgão competente;

• Realizar o recebimento, direcionamento e controle de respostas dos ofícios direcionados pelo Jurídico a unidade, sempre garantindo as interfaces com as demais áreas envolvidas e cumprimento dos prazos de retorno solicitado pela área;

• Receber e organizar por meio de protocolo as notas fiscais e documentações para assinatura da Direção, garantindo a realização e devolução das mesmas dentro do prazo contábil ao departamento fiscal ou do setor de origem;

• Assessorar a Direção Hospitalar e Administrativa e Financeira na gestão das agendas, com agendamento e organização das reuniões internas e externas, a fim de contribuir com a boa gestão de tempo dos diretores;

• Assessorar a Diretoria da Unidade na organização de eventos na Unidade, agindo como um facilitador e garantindo a hospitalidade de convidados externos e internos;

• Controlar as atas de reuniões, arquivar e realizar a elaboração delas quando solicitado;

• Realizar atendimento e recepção ao público que procura pessoalmente a diretoria, bem como o atendimento proativo telefônico, garantindo um padrão de cordialidade e atendimento de excelência;

• Manter as reservas das salas de reuniões sob sua gestão organizadas, zelando disposição de utensílios, solicitações de café, bem como a limpeza dos espaços;

• Realizar a leitura, resposta e direcionamento diário do e-mails da diretoria, atentando-se ao retorno ágil quando direcionado pelo Secretaria de Saúde;

• Zelar pela organização da diretoria, fazendo a gestão da organização das salas, a fim de garantir uma boa apresentação e solicitando sempre que necessário apoio das áreas de interface, como por exemplo a limpeza e manutenção;

• Realizar emissão de documentos, protocolar o recebimento e envio de documentos e alimentar devidamente as planilhas de controles de informações solicitadas pela gestão;

• Apoiar na organização da pasta Institucional de documentações da Unidade, bem como atentar-se aos prazos de renovação, informando aos responsáveis e Direção sobre os vencimentos, zelando pelo cumprimento da instrução de trabalho registrada na Qualidade;

• Manter o sigilo de todas as informações e documentos que passam pela diretoria para assinatura, bem como a descrição sobre a agenda dos diretores, garantindo assim as praticas do Código Ética e conduta.

Horário de Trabalho:

segunda à sexta das 08h às 17:48h

Salário:

Base da categoria

Oferecemos:

Vale Alimentação; Plano de Saúde; Plano Odontológico; Vale Transporte; Cartão Brasil Convênios; Convênio Farmácia; Convênio com Universidades; +Gympass; Kit maternidade/ Programa Gestar Bem; Auxílio creche para mães; Folga Aniversário (Day off).