Secretária Administrativa / Recepção

Local: Cachoeirinha/RS

Modalidade: Presencial

Horário: de segunda a quinta-feira das 8h às 12h e das 13h às 18h, e sexta-feira das 8h às 12h e das 13h às 17h.

Escritório de contabilidade em crescimento busca profissional para atuar como Secretária Administrativa / Recepcionista, assumindo uma posição importante no atendimento aos clientes e na organização da rotina do escritório.

Buscamos uma pessoa que tenha identificação com as atividades de secretariado e recepção, com postura profissional, excelente comunicação, organização e capacidade para lidar com diferentes demandas e públicos.

Mais do que realizar o atendimento inicial, essa profissional será um importante ponto de apoio para clientes, equipe e direção, sendo responsável também pela organização de agenda e pelo acompanhamento de diferentes demandas do dia a dia.

Principais atividades:

• Recepcionar clientes, fornecedores e visitantes;
• Realizar atendimento telefônico, por WhatsApp, e-mail e demais canais de comunicação;
• Acompanhar os atendimentos recebidos pelos canais digitais e direcionar corretamente as solicitações;
• Identificar as necessidades dos clientes e encaminhá-las aos profissionais ou setores responsáveis;
• Organizar e acompanhar agenda da direção, incluindo reuniões, compromissos, alterações e confirmações;
• Apoiar na administração de conflitos de agenda, prioridades e reorganização de compromissos;
• Realizar confirmações e contatos relacionados às reuniões;
• Apoiar na preparação e organização da recepção de clientes e reuniões;
• Manter comunicação com a equipe interna para garantir a adequada preparação dos atendimentos;
• Controlar recados, retornos e solicitações;
• Apoiar demandas administrativas relacionadas à rotina de atendimento;
• Organizar, junto às equipes, solicitações de coletas e entregas de documentos;
• Manter comunicação próxima e eficiente com os diferentes setores do escritório.

Requisitos:

• Experiência anterior em secretariado, recepção corporativa ou apoio à direção;
• Desejável experiência consistente na função;
• Desejável curso Técnico em Secretariado, Administração ou áreas relacionadas, ou Ensino Superior em andamento;
• Excelente comunicação verbal e escrita;
• Conhecimentos básicos em Word e Excel;
• Familiaridade com e-mail, WhatsApp e agendas eletrônicas;
• Organização e capacidade para administrar diferentes demandas simultaneamente.

Perfil que buscamos:

• Postura profissional e discrição;
• Excelente relacionamento interpessoal;
• Organização e atenção aos detalhes;
• Boa percepção do ambiente e capacidade para lidar com diferentes perfis de clientes;
• Inteligência emocional e jogo de cintura;
• Capacidade de estabelecer prioridades;
• Iniciativa e senso de responsabilidade;
• Facilidade para trabalhar em equipe e manter uma boa comunicação entre áreas;
• Interesse genuíno pelas atividades de secretariado e recepção;
• Apresentação profissional compatível com ambiente corporativo e atendimento a clientes.

Será um diferencial:

• Experiência anterior em escritórios de contabilidade, advocacia, auditoria ou outros ambientes corporativos com atendimento a executivos e clientes;
• Formação técnica em Secretariado;
• Vivência com gestão de agendas de gestores ou diretores;
• Experiência com atendimento a diferentes perfis de clientes e público corporativo.