Buscamos um profissional organizado, com habilidades de comunicação e atenção aos detalhes.
O candidato ideal deverá ter experiência em suporte administrativo, gerenciamento de agendas, organização de documentos e suporte ao atendimento ao cliente.
Você será responsável por gerenciar as agendas dos profissionais da empresa, agendando reuniões e compromissos, garantindo a comunicação eficiente entre os diferentes setores.
Além disso, deverá organizar e gerenciar arquivos físicos e digitais, garantir a manutenção de um ambiente de trabalho organizado e eficiente e auxiliar na preparação de documentos e relatórios.
Requisitos:
– Ensino Médio ou Técnico Completo e/ou Graduação em Curso ou Completa em áreas de Secretariado e Administrativo;
– Experiência com área de Secretariado;
– Domínio em Informática;
– Diferencial: experiência com sistema Conta Azul.
Atividades:
– Manter caixa de e-mail organizada e responder/encaminhar todas as solicitações recebidas;
– Enviar e-mail e lista de transmissão de comunicados, conforme solicitação da diretoria ou do setor financeiro da APES;
– Fazer contato com os associados e respectivos familiares, sempre que necessário;
– Recepção de Visitantes e Clientes;
– Acompanhar site e Instagram da Apes para se certificar se todos os dados estão atualizados de acordo com necessidade da APES;
– Manter o ambiente de trabalho organizado, inclusive copa, banheiros, compartilhando essa responsabilidade com os demais funcionários;
– Manusear documentos arquivados pela APES, zelando pela sua conservação e guarda;
– Manter arquivo geral da APES organizado e atualizado;
– Redigir cartas, ofícios e comunicados;
– Controlar a correspondência de entrada e saída;
– Prestar apoio a diretoria em reuniões, palestras, conferências e eventos;
– Providenciar a emissão de certidões/documentos da APES e de terceiros, quando for o caso, em sites oficiais;
– Prestar apoio à diretoria e à gerência da APES na elaboração/emissão de ofícios, documentos, propostas, solicitações, etc.;
– Gerir os recursos financeiros destinados às pequenas despesas e de pronto atendimento, conforme valor definido pela Diretoria, prestando contas, mensalmente, ao setor Financeiro, mediante apresentação de notas e cupons fiscais;
– Providenciar compra de material de escritório e de limpeza para APES;
– Realizar serviços externos, quando necessário (exemplo: banco, cartório, coleta de assinaturas, PGE/ES, …);
– Providenciar passagens aéreas e hospedagem para diretoria e associados, conforme solicitação;
– Apoio aos setores financeiro e de cobrança, na hipótese de férias, ausências e afastamentos de funcionários, na execução de tarefas que sejam priorizadas na ordem do dia.
Horário de Trabalho:
9hs as 12hs – 13hs às 18hs – De Segunda à Sexta
Oportunidade para atuar em uma empresa de VITÓRIA – ES
Interessados devem enviar seu currículo para análise
