Secretário Executivo Adjunto/assistant Case Manager

– Elaborar minuta inicial do Termo de Arbitragem, Termo de Mediação ou similar, garantindo que o acordo das partes seja compatível com a estrutura proposta na administração de procedimentos de ADRs (Alternative Dispute Resolution) pelo CAM-CCBC, observando os processos previstos no sistema de gestão da qualidade.
– Avaliar a fase do procedimento de ADR e redigir as manifestações e notificações, sob a orientação técnica do Secretário Executivo, para expedição às partes envolvidas na fase administrativa dos procedimentos, atentando-se, rigorosamente, aos dados dos destinatários para garantir a confidencialidade, bem como emitir as ordens de arquivamento, realizando o controle das providências.
– Alimentar as ferramentas de gerenciamento dos procedimentos de ADRs (sistema CAM-CCBC e SharePoint), incluindo o cadastro inicial dos procedimentos, a inclusão das manifestações, o registro dos andamentos, o controle dos prazos, a transcrição de cláusulas, o cadastramento das partes, advogados, árbitros e demais partes interessadas, o valor da causa, o idioma, o foro e o objeto do procedimento, entre outras informações, bem como o cadastramento dos novos andamentos.
– Controlar os prazos limites e o recebimento de documentos pertinentes aos procedimentos de ADRs, realizando o seu arquivamento físico e digital, quando recebidos, bem como auxiliar nas solicitações das partes para o envio de cópias digitalizadas dos procedimentos, sempre que solicitado.
– Intermediar, mediante orientação ou solicitação do Secretário Executivo, as comunicações entre os árbitros e as partes.
– Revisar os autos dos procedimentos para disponibilização nas audiências de ADRs e envio aos árbitros e demais partes interessadas, consultando os andamentos inseridos no sistema CAM-CCBC, bem como organizar o material necessários para as reuniões ou audiências, garantindo que todos os documentos estejam à disposição das partes interessadas.
– Assessorar o Secretário Executivo na preparação e organização das audiências e reuniões, acompanhando a sua execução, conforme a orientação recebida.
– Conferir se todas as partes interessadas e testemunhas foram devidamente convocadas para a reunião ou audiência, bem como preencher os termos de comparecimento.
– Realizar o atendimento dos advogados, das partes e demais partes interessadas, subsidiariamente, na ausência do Secretário Executivo, dando prosseguimento às atividades de administração dos procedimentos, conforme a orientação dos demais Secretários Executivos.
– Contribuir com a área de Eventos na organização da infraestrutura necessária para a realização de audiências e reuniões dos procedimentos de ADRs, verificando se as contratações dos serviços estão sendo executadas conforme solicitado.