– Atender ao público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da empresa;
– Receber os clientes com reuniões marcadas e direcioná-los para a sala, oferecer café, água, etc.;
– Atender ao interfone sempre que algum cliente chegar, seja a pé ou de carro. A abertura dos portões acontece pela recepção (controle), sempre perguntar o nome, de qual empresa e conferir na agenda se existe o agendamento (imprimir agenda dia se necessário);
– Motoboys deverão se identificar pelo interfone e em caso de entrega. Em caso de entregar para funcionários se certificar se tem algum custo, pedir o nome da pessoa que receberá a encomenda, avisar a pessoa do setor que realizou o pedido. Todas as encomendas deverão ser entregues ao próprio comprador caso haja necessidade de pagamento. *Não receber nada pela porta principal da empresa, todas as entregas deverão ser depositadas na caixa preta ao lado da porta de entrada principal;
– Controlar mensagens/recados recebidos, passando para os respectivos setores;
– Executar conferência de documentos quando necessário;
– Providenciar o atendimento aos visitantes, conforme padrões estabelecidos pela empresa;
– Ao Atender ligações telefônicas internas e externas, identificar a pessoas, a empresa e filtrar o assunto transferindo a ligação para o ramal da pessoa procurada ou anotando o recado, quando passar a ligação passar todas as informações, nome, empresa etc.;
– Agendar compromissos diversos dos diretores, avisando previamente sobre datas e horários;
– Manter a recepção organizada e o mais limpa possível e não realizar lanches na recepção;
– Ao término de uma reunião revisar a sala para ver ser esta organizada, caso haja louças na sala recolher e colocar na copa; – Manter a copa limpa e organizada;
– No final do dia fechar todas as janelas das salas de reuniões e trancar as portas; – Manter a TV e o rádio ligado sempre em horário de expediente, desligando os mesmos no término;
– Dar suporte ao setor Sucesso do Cliente para tarefas administrativas (revisão do painel do setor no Agidesk, alimentar a planilha de entradas e saídas de clientes, suporte aos clientes quanto aos sistemas da Contplan, monitorar, responder e direcionar o whatsapp do setor, elaborar, enviar e monitorar os distrato de clientes, elaborar e enviar os comunicados para cliente externo e externo quando necessário e suporte para elaboração de books);
– Apresentar-se sempre maquiada, de uniforme, preferencialmente com unhas pintadas e boa apresentação geral.
